20:09 EDT Thứ tư, 18/07/2018

Đối tác Soft Xây dựng

Hattlesale.com
soft ket cau
xay dung it
NQA

Thống kê

Đang truy cậpĐang truy cập : 16


Hôm nayHôm nay : 1985

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 30373

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 1461714

Trang nhất » Tin Tức » Thủ thuật

Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word

Thứ hai - 11/06/2012 00:45
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau:
 

Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin. Sau đó các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở file Word mẫu, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Step by Step Mail Merge Wizard

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters trong Select document type và chọn Next: Starting document.

Starting document

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Select recipients

Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Write your letter

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

Open

Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

OK 1

Bước 7: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

OK 2

Bước 8: Chọn Next: Write your letter.

Write your letter 2

Bước 9: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

More items

Bước 10: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

Insert

Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Close

Bước 11: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Preview your letters

Bước 12: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Complete the merge

Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

Edit individual letters

Chọn All -> OK.

OK 3

Bước 14: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.


In tài liệu:
Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện có dạng như sau:
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:
- Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.
- Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục
+ All: In toàn bộ tài liệu.
+ Current Page: In trang hiện thời.
+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
- Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:
- Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).
- Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

Tác giả bài viết: Mr Nam_sưu tầm

Nguồn tin: thuthuatphanmem.vn

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

Hỗ trợ trực tuyến

Tư vấn và hỗ trợ

Mr Nam
Tel: 0978.542.541
(Zalo, viber)

Liên kết website xây dựng

Diễn đàn kiến trúc
Kinh tế xây dựng
Ibuild
Han vi quan
Vietcombank
Agibank
Ngân hàng Đông Á
Kê khai thuế qua mạng
dan ke toan
QC2
QC1

global banners

Diễn đàn kiến trúc
Kinh tế xây dựng
Ibuild
Han vi quan
Vietcombank
Agibank
Ngân hàng Đông Á
Kê khai thuế qua mạng
dan ke toan
QC2
QC1